Sistemi i Menaxhimit të Dokumenteve (SMD) është një mjet dixhital i unifikuar, i sigurt dhe modern që mundëson menaxhimin e plotë elektronik të dokumenteve, çështjeve dhe procedurave administrative brenda administratës shtetërore. I zhvilluar dhe i administruar nga Ministria e Transformimit Dixhital, ky sistem është një komponent kyç i platformës "e-Qeverisje" dhe përfaqëson themelin për ndërtimin e një administrate publike efikase, transparente dhe funksionale.
Me DMS, të gjitha dokumentet që krijohen, merren ose dërgohen në institucione regjistrohen, regjistrohen, përpunohen dhe arkivohen në formë elektronike. Përmes një qasjeje të integruar, sistemi mundëson monitorimin e çdo faze të ciklit jetësor të dokumentit — që nga krijimi i tij, përmes qarkullimit dhe përpunimit të brendshëm, deri te arkivimi ose shkatërrimi i tij në përputhje me rregulloret ligjore.
Sistemi synon të zëvendësojë procedurat dhe arkivat tradicionale në letër me një protokoll plotësisht elektronik dhe arkiv dixhital, i cili zvogëlon ndjeshëm kohën e përpunimit, kostot e printimit dhe ruajtjes, si dhe rrezikun e gabimit njerëzor ose humbjes së dokumenteve.
DMS është një sistem i bazuar në internet që lejon akses nëpërmjet internetit nga çdo vendndodhje dhe pajisje, me një nivel të përshtatshëm sigurie dhe autentifikimi. Të gjitha institucionet lidhen me një sistem qendror të ngritur në Ministrinë e Transformimit Dixhital, duke siguruar punë të sigurt dhe të koordinuar midis organeve shtetërore.
Sistemi është përshtatur për të punuar me certifikata dixhitale të kualifikuara, gjë që mundëson nënshkrimin elektronik dhe vlefshmërinë ligjore të dokumenteve sipas dispozitave ligjore. Kjo siguron konfidencialitetin, integritetin dhe pandryshueshmërinë e të dhënave.
Aktualisht, Sistemi i Menaxhimit të Dokumenteve përdoret nga 17 institucione shtetërore, duke përfshirë Qeverinë, Ministritë, organet e administratës shtetërore dhe organe të tjera publike. Me planet e transformimit dixhital, numri i institucioneve që përdorin DMS pritet të rritet ndjeshëm në periudhën e ardhshme, me qëllim ndërtimin e një administrate publike plotësisht të lidhur dhe të ndërveprueshme dhe një DMS kombëtar.
Për më tepër, DMS mbështet integrimin me sisteme të tjera, të tilla si platforma e ndërveprimit, Portali Kombëtar i Shërbimeve (uslugi.gov.mk), Sistemi i Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (HRMIS) dhe sistemet e menaxhimit financiar dhe buxhetimit, duke krijuar një mjedis të vetëm dixhital.
Përfitimet kryesore:
- Efikasitet dhe shpejtësi në përpunimin e dokumenteve
- Vlefshmëria ligjore përmes përdorimit të një nënshkrimi dixhital
- Ndërveprimi me sisteme të tjera
- Kursimi i kohës dhe kostove
- Kontributi në administrimin e gjelbër (zvogëlimi i dokumentacionit në letër)
- Transparenca dhe gjurmueshmëria e çdo aktiviteti
Ministria e Transformimit Dixhital e sheh zbatimin e DMS-së si themelin e një revolucioni të ri dixhital të administratës publike. Ky sistem është pjesë e një axhende më të gjerë reformash që po e çon vendin drejt një efikasiteti më të madh, llogaridhënieje dhe standardeve evropiane në menaxhimin e institucioneve. Me mbështetjen e plotë të Qeverisë, partnerëve ndërkombëtarë dhe BE-së, ne po vendosim standarde të reja në qeverisjen moderne shtetërore.