Системот за електронско управување со документи (Document Management System - ДМС) е унифицирана, безбедна и модерна дигитална алатка што овозможува целосно електронско управување со документи, предмети и административни процедури во рамки на државната управа. Развиен и администриран од страна на Министерството за дигитална трансформација, овој систем е клучна компонента на платформата „е-Влада“ и претставува основа за изградба на ефикасна, транспарентна и функционална јавна администрација.
Со ДМС, сите документи кои се создаваат, примаат или испраќаат во институциите се заведуваат, евидентираат, обработуваат и архивираат во електронска форма. Преку интегриран пристап, системот овозможува следење на секоја фаза од животниот циклус на документот — од неговото создавање, преку внатрешна циркулација и обработка, до неговото архивирање или уништување согласно законската регулатива.
Системот е наменет да ги замени традиционалните хартиени процедури и архива со целосно електронски протокол и дигитална архива, што значително го намалува времето за обработка, трошоците за печатење и складирање, како и ризикот од човечки грешки или загуба на документи.
ДМС е веб-базиран систем кој овозможува пристап преку интернет од било кое место и уред, со соодветно ниво на безбедност и автентикација. Сите институции се приклучуваат на централен систем поставен во Министерството за дигитална трансформација, обезбедувајќи сигурна и координирана работа меѓу државните органи.
Системот се прилагодува за работа со квалификувани дигитални сертификати, што овозможува електронски потпис и правна важност на документите според законските одредби. Со ова, се обезбедува доверливост, интегритет и непроменливост на податоците.
Во моментов, Системот за управување со документи го користат 17 државни институции, вклучително и Владата, Министерства, органи на државната управа и други јавни тела. Со плановите за дигитална трансформација, очекувано е бројот на институции кои го користат ДМС да се зголеми значително во наредниот период, со цел изградба на целосно поврзана и интероперабилна јавна администрација и национален ДМС.
Дополнително, ДМС поддржува интеграција со други системи, како што се платформата за интероперабилност, Националниот портал за услуги (uslugi.gov.mk), системот за управување со човечки ресурси (HRMIS), и системите за финансиско управување и буџетирање, со што се создава единствено дигитално окружување.
Клучни придобивки:
- Ефикасност и брзина во обработка на документи
- Правна важност преку користење на дигитален потпис
- Интероперабилност со други системи
- Заштеда на време и трошоци
- Придонес кон зелена администрација (намалување на хартиена документација)
- Транспарентност и следливост на секоја активност
Министерството за дигитална трансформација ја гледа имплементацијата на ДМС како темел на една нова, дигитална револуција на јавната администрација. Овој систем е дел од пошироката реформска агенда која ја води државата кон поголема ефикасност, отчетност и европски стандарди во управувањето со институциите. Со целосна поддршка од Владата, меѓународните партнери и ЕУ, поставуваме нови стандарди во модерното државно управување.